Código de Ética

INTRODUCCIÓN

Estás frente al Código de Ética de Controller BMS.

Este documento está dirigido a colaboradores, clientes y proveedores, entre otros públicos con los que la empresa se relaciona, y describe la forma en que Controller BMS lleva a cabo su negocio.

El Código de Ética guía las normas que rigen el funcionamiento de Controller BMS, reforzando conceptos y orientaciones para dirigir las conductas que deben adoptarse en cada situación.

Actuar éticamente fortalece a Controller BMS como una empresa íntegra y confiable, y mantenerla en esa posición es un deber de todos.

Por lo tanto, la lectura y el registro de este Código de Ética son fundamentales. Conocer la ética corporativa y aplicarla en la vida cotidiana son acciones que agregan valor a la organización, a su imagen y a su impacto en la sociedad.

RESUMEN

1. Principios éticos.
1.1 – Principales reglas y buenas prácticas de convivencia de la empresa.
1.2 – Principales obligaciones éticas.
1.3 – Violación del código de ética.
2. LGPD (Ley General de Protección de Datos).
2.1 – Compartición de datos.
2.2 – Seguridad y confidencialidad de los datos.
2.3 – Finalización del tratamiento de datos.
2.4 – Derechos de los titulares.
2.5 – Tiempo de retención de datos recopilados.
2.6 – Confidencialidad.
2.7 – Uso de la información confidencial.
3. Ley anticorrupción 12.846/2013.
4. Responsabilidad socioambiental.
4.1. – Internamente, cómo actuamos?.
4.2. – Pequeños cambios generan grandes impactos.
4.3. – Eliminación de residuos electrónicos.
4.4. – Una nueva vida: uniformes y personas.
4.5. – Generando una oportunidad – Proyecto Grão.
4.6. – Respeto al capital humano: un valor de Controller BMS.
5. Cierre.

1. PRINCIPIOS ÉTICOS

Controller BMS, basándose en principios éticos, guía la conducta profesional de todos sus colaboradores, independientemente del cargo o función que desempeñen en la empresa.

1.1 – PRINCIPALES REGLAS Y BUENAS PRÁCTICAS DE CONVIVENCIA DE LA EMPRESA:

I. Comportarse de manera honesta y cordial con compañeros de trabajo, clientes, proveedores y prestadores de servicios.

II. Mantener relaciones basadas en el profesionalismo y el respeto mutuo.

III. No practicar ni tolerar actos de prejuicio o cualquier tipo de acoso.

IV. Hacer del entorno de trabajo un lugar armonioso, positivo y saludable.

V. Garantizar la salud y seguridad en todo el entorno laboral.

VI. Asegurar la calidad en los servicios prestados a los clientes de la empresa.

1.2 – PRINCIPALES OBLIGACIONES ÉTICAS

I. En la selección de proveedores y/o proveedores de servicios, se deben considerar indicadores económico-financieros, condiciones comerciales y calidad de los productos/servicios propuestos. Estos datos son una parte importante del negocio de la empresa, por lo tanto, deben mantener la integridad en la producción, entrega y gestión de las órdenes de compra, cumpliendo de manera ética con la confidencialidad de la información y las condiciones comerciales establecidas.

II. Los colaboradores deben respetar las condiciones contractuales y comerciales acordadas con proveedores y clientes, así como mantener la confidencialidad de la información comercial.

III. La aceptación de regalos/obsequios de poco valor, distribuidos con fines de publicidad institucional o que superen el 20% (veinte por ciento) del salario del colaborador, debe ser notificada al superior del área, y está prohibido recibir regalos u obsequios en el hogar.

Se harán excepciones para regalos/obsequios solicitados como parte de acuerdos para sorteos en la Semana de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SIPAT) que se lleva a cabo una vez al año, y para campañas educativas como “Octubre Rosa”, “Noviembre Azul” y otras. Estos sorteos se realizan para los colaboradores que participan en actividades, charlas, capacitaciones, teatro, etc.

** También se harán excepciones para la participación de colaboradores en congresos, capacitaciones y seminarios ofrecidos por proveedores y socios comerciales, sujeto a análisis y aprobación de la Dirección.

*** Las reglas del punto “III.” no se aplican al patrocinio de proveedores y socios comerciales para eventos esencialmente educativos relacionados con el negocio, como por ejemplo: pasajes, alojamiento, invitaciones y material educativo para congresos, capacitaciones y seminarios. Dicho patrocinio debe ser informado y aprobado por la Dirección con al menos una semana de antelación.

IV. Las relaciones de compra con proveedores de productos/servicios que sean familiares: padres, cónyuge, hijos, hermanos, nietos, abuelos, cuñados y primos de primer grado, directamente relacionados con el área de competencia y responsabilidad, solo se llevarán a cabo previa aprobación de la Dirección.

V. La imagen de Controller BMS y sus marcas comerciales debe ser preservada por todos los colaboradores, proveedores, prestadores de servicios y clientes. Cualquier acción o actitud individual o colectiva que comprometa la reputación y credibilidad de esta imagen se considerará una violación grave y podría resultar en sanciones según lo establecido en este Código.

VI. Todos los colaboradores dentro del público objetivo de este código deben cumplir obligatoriamente las reglas, normas, políticas, procedimientos y regulaciones internas y externas, independientemente de su origen emisor.

1.3 – VIOLACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA

Cualquier violación del Código de Ética, ya sea por acción u omisión, puede resultar en sanciones disciplinarias. En situaciones de duda sobre las Políticas y Prácticas de este Código, el colaborador debe comunicarse con su supervisor inmediato. Para informar actos que contradigan los principios éticos de la empresa, Controller BMS ofrece un Canal de Denuncias: denuncias@controllerbms.com.br.

2. LGPD

Controller BMS declara que realiza el tratamiento de sus datos personales y datos personales sensibles de acuerdo con la Ley General de Protección de Datos número 13.709/2018 (LGPD) y adopta las medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger sus datos personales y datos personales sensibles contra un tratamiento no autorizado o ilegal, así como contra la pérdida accidental, alteración, divulgación o acceso no autorizado, o destrucción o daño accidental o ilegal de estos datos.

Es responsabilidad del colaborador mantener en secreto toda información de naturaleza personal (datos personales y/o datos personales sensibles) a la que tenga acceso en el curso de las actividades prestadas o por otros medios, así como cualquier información relacionada con los clientes, socios y proveedores de Controller BMS, proporcionada formal o informalmente, por escrito, oralmente, de manera tangible o intangible, por cualquier persona relacionada con Controller BMS, como sus administradores, directores, empleados, contratistas, clientes o usuarios de clientes.

Es deber de todo colaborador, en el desempeño de sus funciones, cumplir con lo establecido en la Ley General de Protección de Datos y cumplir con las normas establecidas en la Política Interna de Protección de Datos de Controller BMS, y para ello se le informa que:

Datos Personales: cualquier información que permita la identificación de una persona;

Datos Personales Sensibles: datos personales que revelan origen racial o étnico, creencias religiosas, opiniones políticas, afiliación a sindicatos u organizaciones de carácter religioso, filosófico o político, datos relacionados con la salud o la vida sexual, datos genéticos o biométricos, cuando están vinculados a una persona natural;

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones que involucra información confidencial, especialmente datos personales y/o datos personales sensibles, como la recolección, producción, recepción, clasificación, uso, acceso, reproducción, transmisión, distribución, procesamiento, archivo, almacenamiento, eliminación, evaluación o control de información, modificación, comunicación, transferencia, difusión o extracción;

Base de Datos: el conjunto estructurado de datos establecido en uno o varios lugares, en soporte electrónico o físico;

Titular: la persona natural cuya información, datos personales y/o datos personales sensibles, está siendo objeto de tratamiento. En algunas situaciones, también puede ser equiparado a la Parte Reveladora.

2.1 – COMPARTIR DATOS

Controller BMS, en calidad de controlador de datos personales, puede compartir los datos personales del colaborador con otros agentes de tratamiento de datos, respetando los principios de buena fe, es decir, finalidad, adecuación, necesidad, libre acceso, calidad de los datos, transparencia, seguridad, prevención, no discriminación y responsabilidad y rendición de cuentas. Podemos transferir sus datos personales en las siguientes situaciones:

a) Con clientes para los cuales actuamos como proveedores de servicios;

b) Con empresas proveedoras de servicios (atención médica y dental, corredores de seguros, aseguradoras, consejeros profesionales);

c) Autoridades públicas y gubernamentales;

d) Terceros relacionados con una potencial operación corporativa o comercial; estos terceros pueden estar ubicados en otros países. Antes de hacerlo, tomaremos las precauciones necesarias para asegurar que sus datos personales reciban la protección adecuada requerida por las leyes de privacidad de datos aplicables y las políticas internas de Controller BMS.

2.2 – SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS
Controller BMS adopta medidas de seguridad para el tratamiento de los datos de los titulares de acuerdo con las mejores prácticas de seguridad, basándose en la Política de Seguridad de la Información, con el fin de garantizar la protección de los datos de los titulares durante el tratamiento realizado en la prestación de los servicios, cumpliendo con todas las disposiciones de las leyes aplicables.

En caso de incidentes de seguridad que puedan representar un riesgo o daño significativo para los titulares, se realizará una notificación en un plazo razonable, según lo establecido por la Autoridad Nacional de Protección de Datos.

2.3 – FINALIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Controller BMS, en calidad de “controlador” de datos, puede mantener y utilizar los datos personales del titular durante todo el período contractualmente acordado para los fines relacionados en este documento y también después de la finalización del contrato para cumplir con las obligaciones legales o impuestas por los organismos de supervisión, de acuerdo con el artículo 16, inciso I de la Ley Nº 13.709/2018.

2.4 – DERECHOS DE LOS TITULARES
En caso de dudas y si el empleado desea solicitar confirmación de la existencia de un tratamiento, acceso a los datos, corrección de datos incompletos, inexactos o desactualizados, entre otros derechos previstos en el artículo 18 de la Ley General de

Protección de Datos Personales Nº 13.709/2018, puede ponerse en contacto por correo electrónico: dpo@controllerbms.com.br o por carta escrita, enviada a la dirección de la matriz.

2.5 – PERMANENCIA DE LOS DATOS RECOGIDOS
El titular es consciente de que la empresa, en calidad de “controladora”, debe mantener sus datos durante el período mínimo de retención que establece la legislación de documentos laborales, de seguridad social y de salud y seguridad en el trabajo, incluso después de la terminación del vínculo laboral para cumplir con las obligaciones legales.

2.6 – CONFIDENCIALIDAD

I. Dado que Controller BMS trata información confidencial, datos personales y datos personales sensibles de los titulares de datos personales;

II. Dado que el acceso a la información confidencial puede ocurrir en el cumplimiento de sus funciones o de manera accidental, revelada o accedida cuando no había necesidad;

III. Dado que Controller BMS asume ante terceros, por sí misma y por sus empleados, apoderados y/o colaboradores, la obligación de mantener la confidencialidad de la información confidencial que reciba o de la que tenga conocimiento, durante y después de la ejecución de un contrato;

IV. Dado que es de interés de Controller BMS que la información confidencial proporcionada se mantenga en secreto;

V. Es responsabilidad del colaborador mantener en secreto cualquier información de naturaleza personal (datos personales y/o datos personales sensibles), técnica, administrativa, operativa, comercial y/o legal a la que tenga acceso en el curso de las actividades prestadas o de otra manera, así como cualquier información relacionada con modelos de negocio, proyectos y sus alcances, documentos y negociaciones de la red de clientes, socios y proveedores de Controller BMS, proporcionada formal o informalmente, por escrito, verbalmente, de manera tangible o intangible, en forma de modelos, muestras, acceso a programas de computadora, secretos comerciales o conocimiento (know-how), incluyendo, pero sin limitarse a, información en proceso por Controller BMS y sus clientes, además de cualquier información revelada, proporcionada o comunicada (ya sea verbal o por escrito, electrónicamente, textos, borradores, dibujos, fotografías, gráficos, proyectos, planos o cualquier otra forma) por cualquier persona relacionada con Controller BMS, como sus administradores, directores, empleados, contratistas, clientes o usuarios de clientes, en resumen, toda la información será tratada como confidencial y privada.

2.7 – USO DE LA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

El colaborador se somete a las estipulaciones y obligaciones adoptadas por la empresa, comprometiéndose a mantener en absoluto secreto y confidencialidad cualquier información confidencial a la que tenga acceso, y a tomar las precauciones necesarias para evitar que se revele información confidencial a terceros.

El colaborador reconoce la naturaleza confidencial de la información confidencial y acepta no revelar información confidencial a la que tenga acceso a ninguna otra persona, ya sea física o jurídica, y a no utilizar, modificar o adulterar dicha información en beneficio propio o de terceros, presente o futuro.

El colaborador reconoce que no tiene ningún derecho o expectativa de derechos sobre la información confidencial a la que tenga acceso, y no puede apropiarse de ella para su propio beneficio o para el de otros, ya que la información es exclusiva propiedad de Controller BMS y del titular de los datos, y solo debe utilizarse con el único propósito de prestar servicios para satisfacer, en la medida de lo posible, las necesidades y objetivos de Controller BMS.

El colaborador reconoce que debe utilizar la información confidencial exclusivamente para los fines y necesidades para los que se proporciona dicha información, y se compromete a llevar a cabo el tratamiento mínimo necesario para cumplir con sus fines, incluyendo solo los datos pertinentes, proporcionales y no excesivos en relación con los fines del tratamiento.

Las infracciones que impliquen actividades ilegales o que puedan causar daño a Controller BMS hacen que el colaborador sea responsable, en términos civiles y penales, por el incumplimiento de cualquiera de las disposiciones establecidas aquí, incluido el deber de indemnizar por los daños y perjuicios causados a la empresa y a terceros perjudicados.

El compromiso de confidencialidad y las obligaciones reconocidas en este documento tienen efecto inmediato y subsistirán después de la terminación del vínculo laboral con Controller BMS, independientemente de la causa de la terminación.

El colaborador continuará prohibido de divulgar, proporcionar, utilizar, comercializar o dar cualquier destino a la información confidencial sin la autorización previa y expresa de Controller BMS, por un período indeterminado.

3. LEY ANTICORRUPCIÓN 12.846/2013

Controller BMS exige que sus colaboradores o proveedores de servicios cumplan completamente con lo establecido en la Ley 12.846/2013, quedando expresamente prohibido en el trato con agentes públicos u organismos de la administración pública nacional o extranjera, así como con personas relacionadas a ellos:

I. Prometer, ofrecer o dar, directa o indirectamente, ventajas indebidas o sobornos a un agente público o a terceros relacionados con él;

II. Financiar, costear, patrocinar o de cualquier manera subvencionar la comisión de actos ilícitos previstos en la Ley;

III. Utilizar a una persona física o jurídica interpuesta para ocultar o disimular sus intereses reales o la identidad de los beneficiarios de los actos realizados;

IV. Dificultar la actividad de investigación o fiscalización de órganos, entidades o agentes públicos, o intervenir en su actuación, incluso en el ámbito de las agencias reguladoras y los órganos de fiscalización.

En el trato con proveedores, competidores o clientes, cualquier colaborador o proveedor de servicios queda prohibido, directa o indirectamente, obtener ventajas personales mediante el uso de su posición en la empresa o aceptar u ofrecer sobornos u cualquier tipo de favor y/o beneficio económico, como dinero, regalos, etc.

Se considera:

Fraude: cualquier acto astuto, engañoso, de mala fe, con el propósito de perjudicar o engañar a otros, o de no cumplir con un deber específico. Ejemplos: falsificación de certificados o de cualquier documento personal o profesional.

Corrupción: es la práctica de prometer, ofrecer o pagar a una autoridad, gobernante, funcionario público o profesional de una empresa privada cualquier cantidad de dinero u otros favores (desde una botella de bebidas hasta un hotel y un vuelo en unas vacaciones) para que la persona deje de comportarse éticamente en sus deberes profesionales a cambio de un beneficio o ventaja para quien está haciendo la oferta.

4. RESPONSABILIDAD SOCIOAMBIENTAL

Controller BMS tiene una fuerte presencia en edificios con el concepto de “Green Building”: proyectos que priorizan la gestión inteligente de recursos y residuos, tanto en su construcción como en la vida cotidiana del edificio.

Entregamos las mejores soluciones para que estos proyectos funcionen con la máxima eficiencia energética y hídrica, de manera sostenible y, en muchos casos, en cumplimiento de las certificaciones LEED y AQUA. Además de la instalación, mantenemos el funcionamiento completo de los sistemas de estos proyectos a través de nuestra Central de Automatización, ya sea de forma remota o local, garantizando la optimización de estos recursos y el compromiso ambiental de cada uno de nuestros clientes.

De esta manera, enmarcamos nuestra línea de negocio como una contribución importante al medio ambiente.

4.1 – ¿CÓMO ACTUAMOS INTERNAMENTE?

Internamente, tomamos algunas medidas para minimizar la producción de residuos y llevar a cabo la disposición consciente de todos los residuos generados en nuestra vida cotidiana, como resultado de nuestras actividades laborales.

A través de este apartado de “Responsabilidad Socioambiental” del Código de Ética, conocerá estas acciones y deberá colaborar para que no solo continúen ocurriendo, sino que también sean cada vez más adecuadas y efectivas. Todos somos responsables del entorno en el que vivimos y del mundo que queremos dejar para el futuro.

4.2 – PEQUEÑOS CAMBIOS GENERAN GRANDES IMPACTOS

Los productos desechables, a pesar de ser prácticos, generan una serie de problemas para el medio ambiente debido a sus componentes altamente tóxicos y su tiempo de descomposición, que puede durar entre 50 y 400 años según las condiciones ambientales, mientras que su vida útil es de solo 13 segundos después de salir del mostrador.

Con esto en mente, cuando un nuevo empleado se incorpora a nuestra empresa, recibe un kit de bienvenida que incluye una taza, un vaso o una botella reutilizable (no desechable) para uso personal. Le recomendamos que siempre dé prioridad al uso de estos elementos en lugar de vasos de plástico desechables para consumir bebidas.

Si es necesario utilizar vasos de plástico, es importante que los deseche en el lugar designado para ellos, facilitando la recogida selectiva.

4.3 – DISPOSICIÓN DE RESIDUOS ELECTRÓNICOS (E-LIXO)

Cuando hablamos de residuos electrónicos o “e-lixo”, nos referimos a productos eléctricos y electrónicos rotos, dañados o sin utilidad por alguna razón, lo cual es común en Controller BMS debido a nuestro nicho de negocio.

Teniendo esto en cuenta, nuestro departamento de Suministros controla esta disposición a través de un proceso específico, legal y documentado, en colaboración con empresas especializadas que se encargan del transporte, manejo y reciclaje de los residuos.

Además de tratar nuestros propios residuos como empresa, también actuamos como intermediarios entre los residuos electrónicos de nuestros empleados y las empresas especializadas.

Por lo tanto, si necesita desechar pilas, baterías, cables u otros artículos electrónicos, consulte a nuestro departamento de TI, que recibirá estos residuos electrónicos y los dirigirá al almacén para que se continúe el proceso de manera segura y responsable.

4.4 – UNA NUEVA VIDA PARA UNIFORMES Y PERSONAS

En Controller BMS, la cantidad de uniformes desechados es relativamente baja y su ciclo de vida se renueva con mucho cuidado y responsabilidad. Después de recibir un uniforme que ya no se puede usar debido a su estado o debido al despido de un empleado, el departamento de Salud y Seguridad en el Trabajo evalúa el estado de las prendas y las dirige hacia diferentes formas de reutilización.

La intención es prolongar la vida útil de estas prendas y retrasar su disposición final. Las prendas que están en buenas condiciones se despojan de su identificación y se destinan a instituciones que las distribuyen a personas en situación de vulnerabilidad. Aquellas prendas cuyos tejidos están en buenas condiciones pero no son adecuadas para su uso como ropa, se transforman en nuevos productos, como bolsas de tela, trapos de limpieza o incluso ropa para mascotas, que se donan a los empleados y otras personas de la sociedad.

Cuando desarrollamos este trabajo de reutilización de uniformes, la empresa entendió que tendría aún más sentido si la mano de obra utilizada en este proceso promoviera algún tipo de inclusión para personas menos favorecidas.

Por lo tanto, establecimos una asociación con costureras de comunidades en desventaja y les ofrecimos la oportunidad de construir un nuevo camino. Esta acción nos llevó a examinar de cerca lo que podríamos hacer y cómo podríamos actuar para promover la inclusión social y contribuir al desarrollo de nuestra sociedad. Así nació el “Proyecto Grão”.

4.5 – GENERANDO OPORTUNIDADES: PROYECTO GRÃO

Al igual que una semilla que, cuando se alimenta adecuadamente, germina y da origen a un nuevo ser, las personas también pueden transformarse y crecer con el conocimiento adecuado. Creemos en la educación como una fuente de oportunidades, no solo para ingresar o reintegrarse al mercado laboral, sino también como una oportunidad de inclusión.

Por lo tanto, el Proyecto Grão se basa en la promoción de la capacitación y la posibilidad de inserción laboral, ya sea en colaboración con instituciones educativas o no, a través de cursos técnicos y de comportamiento ofrecidos de forma gratuita a personas que están fuera del mercado laboral formal. Esto contribuye de manera social y económica, creando oportunidades de capacitación y desarrollo.

4.6 – RESPETO POR EL CAPITAL HUMANO: UN VALOR DE CONTROLLER BMS

Controller BMS está alineada con los principios de la Declaración Universal de Derechos Humanos y, por lo tanto, la empresa no practica ni pacta con proveedores o terceros que, de manera intencional o no, violen estos principios o utilicen mano de obra esclava o forzada. Tampoco practicamos ni pactamos con proveedores o terceros que utilicen mano de obra infantil, a excepción del uso de aprendices, en conformidad con los principios de la Declaración de los Derechos del Niño.

Estamos en contra de cualquier forma de discriminación y de intolerancia, ya sea por raza, género, color, etnia, religión, nacionalidad, identidad de género, clase social o afiliación política.

No desarrollamos programas específicos de diversidad en la empresa, precisamente porque entendemos que todas las diferencias son naturales y enriquecen la convivencia de todos en la vida cotidiana.

Creemos en la construcción de un entorno formado por personas, independientemente de sus características y elecciones, que siempre deben ser respetadas dentro de nuestras instalaciones y por todos los que forman parte de nuestra organización.

5 – CIERRE

Este Código de Ética fue elaborado por el Comité Interno de Personas y Cultura Organizacional. A este comité le corresponde no solo la estructuración, sino también la revisión y la implementación de este Código, con el fin de mantenerlo siempre actualizado.

Además de ser un instrumento que guía a los empleados en la toma de decisiones, el

Código de Ética establece conductas esperadas por parte de la Controller BMS y aquellas que están expresamente prohibidas, indicando de manera objetiva y práctica las responsabilidades de los colaboradores, con el objetivo de contribuir a la credibilidad y solidez de nuestra Organización.

Los principios y orientaciones contenidos en el Código de Ética de la Controller BMS deben ser observados con atención, cuidado y un sentido de protagonismo, ya que la responsabilidad por su aplicación y difusión recae en todos nosotros.